Nettoyage de printemps

Un nettoyage de printemps s’impose dans votre entreprise !

Avez-vous pensé au « nettoyage de printemps » dans votre entreprise ? Synonyme de purge et de nettoyage des espaces de votre maison ou de votre bureau, le nettoyage de printemps s’applique aussi à l’entreprise. Il s’agit d’un moment de réinitialisation et de réorganisation pour aider votre entité à être plus productive.

Aucune entreprise ne doit attendre une saison particulière pour revoir les processus, les systèmes et maintenir l’intégrité de l’organisation physique. Mais si vous voulez un point de départ, le printemps est un bon moment pour passer à l’action !

Un nettoyage de printemps pour l’esprit

Pour commencer, votre état d’esprit doit également faire l’objet d’un « nettoyage de printemps ». Suivez les conseils suivants pour commencer.

Munissez-vous d’une grande feuille blanche ou d’un format visuel quelconque. Vous pouvez utiliser un grand tableau blanc et des post-it si vous souhaitez créer un support visuel plus important. Utilisez des stylos de couleur ou des surligneurs pour vous donner des repères visuels sur les mesures à prendre en matière d’organisation. Ainsi, vous pourrez classer les idées et les informations en groupes.

Commencez par faire un inventaire mental de vos activités actuelles. Puis, des activités futures que vous avez déjà planifiées et de celles que vous voulez faire plus tard. À l’aide des repères de couleur, identifiez lesquelles de ces activités sont vitales et comptent vraiment pour vous et votre équipe. Si une activité ne vise pas une amélioration future ou n’offre pas de valeur permanente pour le reste de l’entreprise, vous pouvez envisager de la supprimer. A défaut, essayez de la réaligner avec votre rôle dans l’entreprise.

Cet inventaire des activités va permettre d’identifier quelques « grosses pierres » qui nécessiteront une action immédiate ou imminente. Ces priorités peuvent également comporter plusieurs étapes et vous obliger à employer de nouvelles ressources ou du personnel. Envisagez de diviser ces « grosses pierres » en éléments gérables, plus faciles à réaliser et à organiser.

Enfin, cet inventaire, cette carte ou ce tableau doit être revu régulièrement pour que vous et votre équipe restiez sur la bonne voie. C’est là que la fixation d’objectifs de groupe ou l’alignement des indicateurs de performance clés de l’organisation entrent en jeu. Elles peuvent vous aider à rester organisés et à vous concentrer sur les nouvelles priorités.

Passez au nettoyage de l’entreprise

Une fois que vous avez désencombré votre esprit et réaligné vos objectifs, il est temps de prendre d’autres mesures pour nettoyer votre entreprise en profondeur. Répartissez le nettoyage en quelques secteurs d’intervention.

• Présence et activité en ligne, empreinte numérique
• Opérations et processus internes
• Espace physique, usine ateliers
• Contact client et point de vente

Vous pouvez diviser ces quatre secteurs en huit domaines clés. Avec ces derniers, vous pourrez vous concentrer pour un nettoyage complet de votre entreprise.

1. Envisagez l’automatisation et la numérisation – Cela vous aidera à accélérer les processus et à rendre certaines étapes automatiques ; la numérisation peut vous aider à stocker des documents ou des ressources de manière plus efficace.
2. Désabonnez-vous des listes de diffusion inutiles – Passez en revue toutes les newsletters que vous ou votre entreprise avez accumulées au fil du temps.
3. Audit de toutes les activités et remise en question des processus – Supprimez les redondances et les activités inutiles qui ralentissent ou n’apportent aucune valeur ajoutée à l’expérience client.
4. Passez en revue les domaines négligés – Lorsque vous avez eu des ressources limitées dans le passé, réaffectez à présent les ressources adéquates, ou envisagez d’éliminer le domaine si votre entreprise ne va pas en bénéficier dans un avenir proche.
5. Rafraîchir et consolider les documents destinés aux clients – Assurez-vous que vos clients reçoivent les documents les plus récents qui positionnent le mieux votre marque et votre entreprise.
6. Examinez les membres du personnel et les affectations de poste – Vous vous assurerez ainsi que la bonne personne occupe la bonne place dans votre organisation.
7. Examiner, réorganiser ou consolider vos stocks – Assurez-vous que les stocks anciens ou périmés sont traités correctement et que vous avez suffisamment anticipé les stocks dont vous aurez besoin à l’avenir.
8. Désencombrement des espaces et nettoyage en profondeur – Examinez alors tous les secteurs de votre entreprise du point de vue du client pour voir ce qu’il voit. Que voit votre client qu’il n’a pas besoin de voir ou qu’il ne devrait pas voir ?

Les activités de nettoyage de printemps peuvent également inclure le rafraîchissement des uniformes. Mais aussi, du matériel de marketing, des comptes de médias sociaux et de tout autre secteur de votre entreprise qui pourrait avoir besoin d’un petit coup de jeune.

 » L’idée est de vous débarrasser de tout surplus, de mettre à jour vos visuels. Et ainsi, commencer la nouvelle année sur de bonnes bases, prêt à atteindre vos objectifs. » (Audrey Madelaine, 2020).

Passez en revue les notes affichées, les plaques et les éléments qui ont pu s’accumuler au fil du temps. C’est le moment de les rafraîchir ou de les supprimer si nécessaire. Remplacez les ampoules ternes. Enlevez le vieux ruban adhésif ou la colle des fenêtres. N’oubliez pas de nettoyer également l’extérieur de votre entreprise! En rafraîchissant l’aménagement paysager, la signalisation et même en repeignant les lignes du parking.

Le grand ménage : voyez global

« Même si vous faites un bon travail pour maintenir un espace de bureau propre, parfois le nettoyage autour de vous peut vous aider à vous vider l’esprit. Ce qui est essentiel en tant que propriétaire d’une petite entreprise. Lorsque vous rencontrez des problèmes ou que vous vous sentez dépassé, le réaménagement et le nettoyage de votre espace de bureau peuvent vous aider à vous sentir plus calme, plus clair et capable de trouver des solutions  » (Germanos, 2019).

Germanos recommande également de repeindre, d’ajouter des plantes, de nettoyer les filtres à air, de vérifier ou de remplacer les piles des détecteurs de fumée/monoxyde de carbone et des extincteurs, et de mettre à jour tous les permis et licences affichés. Ces mesures contribuent à rendre votre bureau ou votre espace plus vivable. Elles peuvent contribuer à améliorer le moral de votre personnel et l’expérience de vos clients.

Un nettoyage plus approfondi peut également inclure :

• Rafraîchir les stratégies de marketing
• Réorganiser les objectifs commerciaux
• Mise à jour des déclarations de mission ou de vision
• Segmenter et réorganiser les listes de clients.
• Examiner la situation financière de l’entreprise

« Prendre le temps pour faire du tri et renouveler les pratiques professionnelles permet ensuite d’en gagner. Le nettoyage de printemps est une bonne pratique pour optimiser l’organisation du travail. » (Relyance, 2018).

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