Les étapes clés pour intégrer un nouveau ou une nouvelle collaboratrice avec succès.

Pour réussir l’accueil d’une nouvelle recrue, veillez à formaliser votre processus afin d’en optimiser le déroulement. Cela va de la préparation en amont jusqu’aux entretiens de suivi, en passant par la rédaction du livret d’accueil, la formation et le parcours d’intégration.

Le recrutement d’une nouvelle recrue est toujours une étape longue et délicate, qui mobilise du temps et de l’énergie et nécessite une certaine auto-réflexion sur l’état de l’entreprise à l’embauche. L’intégration de la recrue représente donc un véritable enjeu pour l’entreprise. Il est alors nécessaire de préparer soigneusement son arrivée pour faire de ce recrutement un franc succès !

Anticipez son arrivée

Les démarches administratives

Premièrement, vous devez effectuer les formalités obligatoires lors de l’embauche d’un·e salarié·e (DPAE, demande de visite médicale, information à l’inspection du travail, inscription sur le registre unique du personnel, etc.). Vous pouvez réaliser vous-même ces opérations, mais vous pouvez également vous appuyer sur votre cabinet social.

La préparation du poste de travail

Cette étape terminée, assurez-vous que le poste de travail soit équipé afin de faciliter son travail dès le premier jour. Vérifiez le matériel informatique et commandez de nouvelles fournitures de bureau si nécessaire. Faites en sorte que tout soit prêt. Plus le poste de travail sera opérationnel, plus vous montrerez indirectement que vous connaissez votre partition, en quelque sorte. A l’inverse, si vous attendez que la recrue arrive pour vous occuper de son poste de travail, le signal que vous enverrez sera plutôt que vous êtes débordé et que vous courrez après les évènements. Si vous avez besoin d’informations spécifiques pour choisir le matériel (la personne est-elle gauchère ou droitière, Mac ou Windows, etc.), demandez-lui avant sont arrivée. Ne soyez pas réactif, soyez proactif.

Plus vous serez préparé, plus vous inciterez votre nouvel arrivant à être professionnel et organisé également.

La communication interne

Vous aurez préalablement informé vos équipes de la venue d’un·e nouveau·elle collaborateur·trice en leur indiquant son nom, prénom et poste au sein de l’entreprise. Ainsi votre équipe sera d’autant plus enthousiaste d’accueillir le ou la nouvelle venue ! Vous aurez d’ailleurs peut-être sollicité votre équipe pour réussir votre recrutement, afin de favoriser la cooptation ou le parrainage, le cas échéant. Dans ce cas, vous avez une raison supplémentaire de les avoir informés de l’identité et de l’arrivée de la nouvelle recrue.

La communication interne est un élément fondamental qui a un impact sur le niveau de confiance et d’engagement de l’équipe à l’égard de l’entreprise. Veillez à ce que celle-ci soit impeccable. Si votre équipe apprend « par l’extérieur » que vous recrutez avant que vous ne leur annonciez vous-même, elle se sentira mise à l’écart et vous fragiliserez le sentiment d’appartenance à l’équipe. Par « extérieur », j’entends en voyant les annonces d’embauche, ou par le biais d’une connaissance externe à l’entreprise. Il en est de même pour l’arrivée de la nouvelle recrue. Alors tenez votre équipe informée.

Rédigez un livret d’accueil

Objectif du livret d’accueil

Véritable bible RH de l’entreprise, il a pour objectif de faciliter l’intégration du ou de la nouvelle salariée. Il lui donnera également des repères sur l’organisation de la structure (organigramme, historiques, valeurs d’entreprise, etc.). De même, il favorisera son sentiment d’appartenance à l’entreprise et à l’équipe. Le livret est un élément non négligeable pour donner du sens à l’organisation pour la nouvelle recrue et ainsi favoriser sa motivation quant aux valeurs de l’entreprise sur la durée.

Contenu du livret d’accueil

Bien que le contenu du livret varie d’une entreprise à une autre, voici une suggestion de thèmes à traiter. A vous de voir s’ils sont adaptés à votre cas de figure. N’hésitez pas non plus à venir enrichir cette rubrique de votre propre expérience.

• Des infos concrètes et utiles quotidiennement : tout d’abord un petit mot de bienvenue puis les informations générales sur l’entreprise ;
• Une brève présentation de la société : soyez succinct(e). Un bref historique, un plan, une description des pôles d’activité, l’organigramme ;
• Vision, mission et culture de l’entreprise ;
• Le règlement intérieur, le cas échéant ;
• Préciser les règles d’utilisation du matériel (téléphones/véhicules, etc.) ;
• Les consignes de sécurité et dispositions particulières ;
• Une revue de presse peut clôturer l’ouvrage.

A noter que ce document doit être constamment mis à jour et doit être remis le jour de l’embauche de la recrue.

Désignez un tuteur

Afin que son intégration se fasse dans les meilleures conditions, identifiez une personne responsable de son accueil, qui l’accompagnera quotidiennement dans la maîtrise de sa prise de poste. Bousculez votre agenda et prenez le temps nécessaire pour présenter personnellement votre entreprise. Visitez le bâtiment, indiquez les lieux stratégiques (WC, salle de pause, cuisine etc..) et présentez le poste de travail . Enfin, présentez vos collaborateurs personnellement au·à la nouveau·elle salarié·e.

Planifiez et organisez le parcours d’intégration

Au même titre que vous aurez préparé le poste de travail, vous aurez organisé l’intégration de la nouvelle recrue. Bien conduit, le parcours d’intégration pourra vous faire gagner plusieurs semaines, voire plusieurs mois, dans le processus d’inclusion d’un nouveau membre à l’équipe. C’est autant de productivité de gagné, et de bien-être pour le collaborateur ou la collaboratrice.

Le contenu du parcours d’intégration

Le parcours d’intégration peut comporter :

• La prise de contact, avec le site, l’équipe, les clients, les fournisseurs, etc. Organisez les visites, les rendez-vous et planifiez les déplacements ;
• La formation, sur le poste, sur les activités de l’entreprise, etc. Il y aura des formations internes, et éventuellement d’autres, externes. Il y aura des formations techniques sur le poste et ses missions, et plus globales sur le fonctionnement de l’entreprise (comment et à qui faire une demande de congés ?) ;
• Les activités extra-professionnelles. Il s’agit de rencontres informelles qui mêlent détente, convivialité et cohésion. Barbecues, jeux, sorties, etc. sont autant d’éléments qui peuvent accélérer l’intégration de la nouvelle recrue.

Le calendrier

Il y a plusieurs temps forts dans l’intégration d’une nouvelle personne :

• Le jour J. Soyez là ! Ou sinon, faites en sorte que le tuteur soit présent à votre place. C’est à ce moment-là que vous créerez la plus forte impression sur ce nouveau membre de l’équipe, et vous orienterez très fortement son appréciation et son état d’esprit futur à l’égard de l’entreprise ;
• La première semaine. C’est une période particulièrement courte et dense, faites en sorte qu’elle soit plus qu’enthousiasmante pour votre collaborateur·trice ;
• La période d’essai. C’est la période au cours de laquelle vous porterez un double regard : celui visant à intégrer et former votre recrue, et celui visant à évaluer sa capacité d’intégration et de prise de poste ;
• La première année. C’est le temps moyen qu’il faut pour intégrer complètement un nouveau membre à l’équipe. Faites mieux et raccourcissez cette période en réservant le meilleur accueil à tout nouvel arrivant ! Puis faites un point après 12 mois pour envisager les futures évolutions attendues pour le poste.

Accompagnez la nouvelle recrue pour mieux l’intégrer

Pour faciliter son intégration définitive au sein de l’équipe, mettez en place un accompagnement spécifique qui facilitera d’une part la prise de poste mais aussi sa motivation. Prévoyez des moments pour échanger, questionner et lui permettre de faire un retour sur ses impressions. En fin de période d’essai, mettez en place un entretien d’évaluation qui permettra aux deux parties de mettre en lumières les points d’améliorations. Vous pourrez alors envisager, si nécessaire, d’organiser une session de formation supplémentaire.

Vous l’aurez compris, intégrer un nouveau membre à l’équipe, c’est l’accompagner sur l’ensemble des sujets requis, en ayant défini les contenus attendus. Et l’accompagnement s’appuie sur des ressources internes ou externes dont le tuteur fait partie, et suppose un calendrier précis pour coordonner l’ensemble. Il doit permettre également tous les ajustements nécessaires que vous découvrirez en chemin !

Conclusion

Pour s’assurer d’un recrutement abouti, l’accueil d’un·e nouveau·elle collaborateur·trice au sein de son entreprise est primordial. Souvent négligé par manque de temps ou par oubli, il assure cependant la motivation du·de la salarié·e. Quoi de plus valorisant et satisfaisant que de se sentir attendu et considéré ?