4 étapes pour planifier son trimestre

Face aux 4 raisons de ne pas planifier , cet article souligne l’importance de le faire quand même.

Pourquoi la planification est-elle importante?

• Planifier permet de gagner en efficacité. Être sûr de faire ce qui a une importance à long terme permet d’améliorer ses résultats.
• Planifier permet aussi de renforcer la cohésion d’équipe car c’est un moyen de communiquer. Quand on va communiquer sur ce qu’on a l’intention de faire, on apportera de la clarté. Ainsi, les plans d’action de chaque membre de l’équipe pourront être ajustés et converger vers une même finalité.
• Planifier permet d’augmenter ses revenus et de gagner en liberté. Quand on planifie, on structure son activité pour qu’elle puisse progresser, évoluer, et puisse devenir plus efficiente.

Il peut y avoir bien d’autres raisons de planifier. (Gestion du temps,…)

Pourquoi la planification trimestrielle est-elle importante?

Planifier sur le trimestre apporte autant de flexibilité que de stabilité et aura une portée stratégique à long terme.

Planifier pour gagner en flexibilité et stabilité

Sur un plan à un an, au bout de six mois, il y a de fortes chances qu’on soit en dehors de la réalité. Un plan annuel ne laisse pas suffisamment de marge de réactivité pour pouvoir être fait de manière précise. Quand on fait un plan à un an, il est souvent beaucoup plus global et moins détaillé.

Rester sur trois mois permet d’avoir de la flexibilité. En effet, tous les trois mois, on va construire le plan du trimestre suivant. Sur trois mois, il est donc possible de rentrer dans le détail des actions qu’on va pouvoir faire, de passer plus facilement à l’action. Nous pourrons nous concentrer sur des tâches avec une continuité suffisante pour que leur réalisation concerne une structuration en profondeur à long terme.

Une entreprise,est une activité commerciale rentable qui peut fonctionner sans son propriétaire.

Orienter la façon de planifier.

Pour nous, une entreprise permet de fixer le point de repère à très long terme.

Si vous avez une entreprise et que vous êtes obligé d’y travailler 40, 50, 60 heures par semaine, en fait, vous n’avez pas vraiment une entreprise, vous avez un boulot.

Une entreprise doit pouvoir fonctionner à terme. Lorsqu’elle est complétée, elle , doit pouvoir fonctionner sans son créateur. C’est ce qui permet, par exemple, de développer la structure en franchise, de développer des agences. Vous savez comment faire une entreprise qui va fonctionner dans d’autres régions, d’autres pays, même si vous n’y êtes pas.

6 étapes pour structurer et arriver à la définition ActionCOACH de l’entreprise.

La maîtrise

C’est à dire maîtriser ce qu’on vend (que ce soit biens ou services), ce qu’on produit et fournit à nos clients. Maîtriser dans le sens d’être en mesure d’avoir une excellente reproductibilité. Autrement dit, quand on vend une qualité à un moment donné à un client donné, on est en mesure de vendre exactement la même qualité à un autre moment ou à un autre client.

Il faut maîtriser ses finances, ses éléments de rentabilité, sa structure de coûts et son temps. C’est le troisième pilier de l’étape « maîtrise ». Il faut maîtriser ce qu’on veut faire de l’entreprise. A quoi ressemblera l’entreprise plus tard? Si on n’a pas de vision globale de ce que nous souhaitons pour l’entrepris sur le long terme, il manquera un pilier sur cette étape.

Niches

Une fois qu’on a la maîtrise, on passe du chaos au contrôle. On contrôle les fondements de son activité et on va pouvoir commencer à envisager du développement commercial. Le développement commercial, ce n’est pas +10% +20% +30%. C’est x2 x5, x50. C’est avoir une vraie croissance. Si on envisage une croissance alors qu’on n’est pas au point au niveau des opérations, il y a de fortes chances qu’on ait des problématiques de litiges et conflits à régler avec des clients. Par conséquent, on perdra en rentabilité.

On appelle l’étape de développement commercial « niches » parce que on va se distinguer des confrères, des concurrents sur un marché de niche. Si on met en place à ce stade des stratégies marketing et commerciales qui fonctionnent, on sait que quand on appuie sur le bouton, il y en a tant de clients qui arrivent. C’est mécanique. Ça fonctionne comme ça ou au moins devrait fonctionner comme ça. Ce n’est pas le cas dans beaucoup d’entreprises, mais c’est l’objet de l’étape numéro 2.

Une fois qu’on est en mesure de générer de la trésorerie en mettant en œuvre des stratégies marketing qui fonctionnent pour notre entreprise, on passe à l’étape 3.

Effet de levier

On va générer de l’efficacité puisque l’on va commencer à systématiser nos façons de travailler. On va automatiser certaines façons de travailler, investir dans la technologie, dans les modes opératoires qui vont nous permettre de gagner en efficacité, en reproductibilité, et de pouvoir passer à une échelle supérieure.

Équipe

Si on commence à développer l’équipe alors qu’on n’est pas au clair sur comment les choses doivent être faites et comment aller chercher des clients quand on en a besoin, on va être tributaire de ce qui va se passer à l’extérieur de l’entreprise. Si on ne maîtrise pas la façon dont on fait venir les clients et qu’on développe l’équipe on se retrouve avec une charge de structure considérable qui peut passer et si jamais le marché est favorable. Mais dès que le marché se resserre un peu, on est vite en grande difficulté. L’équipe est la quatrième étape. Elle doit venir après la maîtrise marketing.

Là encore, quand je regarde les entreprises, vous avez sans doute tous le même regard. Ça ne se passe pas comme ça. Ca explique aussi que dans beaucoup d’entreprises, il y a des difficultés en termes de gestion du temps, de rentabilité, d’efficience globale de l’entreprise.

Synergie

Parce que les équipes vont améliorer les systèmes.

Résultats

Vous pouvez nommer un directeur général, développer en franchise. Là, vous avez les résultats. Vous avez une entreprise qui peut fonctionner sans vous.

Pour les étapes en détail, téléchargez le livre blanc des 6 étapes pour une meilleure entreprise ou regardez le webinaire ici.

Pour avancer efficacement, on va avancer un trimestre par trimestre et franchir les étapes du développement de l’entreprise pas à pas, échelon après échelon. C’est dans ce sens là que la planification trimestrielle a toute son importance.

Pour conduire une planification trimestrielle, nous créerons un plan d’actions trimestriel.

Il faut que le plan soit suffisamment concret pour pouvoir faciliter le passage à l’action. Un des grands écueils sera de réaliser un plan qui est trop abstrait, trop général. De fait quand on dit « sur ce prochain trimestre, je veux augmenter mon portefeuille clients », c’est trop global, ce n’est pas un plan d’action. Et même si on dit « je veux l’augmenter de 10% », ça commence à devenir un peu plus précis, mais ce n’est pas encore assez concret.

Que va-t-on faire concrètement pour pouvoir augmenter son portefeuille clients de 10%? C’est ce qu’on doit détailler dans un plan d’action trimestriel. C’est ce qui justifie aussi la différence entre un plan d’action trimestriels avec des actions concrètes et un plan annuel. Dans le plan annuel on va effectivement dire  » je vais développer mon portefeuille clients de 10% ». On reste global sur le plan annuel. Sur le plan trimestriel, on est beaucoup plus précis parce qu’on construit un plan d’actions.

Pour construire ce plan d’actions, 4 étapes.

La réflexion approfondie.

On passe un temps avant la planification, à réfléchir à son entreprise de manière la plus globale possible. Il faut avoir un champ de vision transversal sur la façon dont son entreprise fonctionne. Savoir comment les confrères, les concurrents, les fournisseurs, les entreprises qui n’ont rien à voir avec la nôtre fonctionnent, permettra d’intégrer un plan d’amélioration dans son entreprise en considérant l’ensemble des éléments qui sont liés entre eux sur cette globalité.

Pour cela, vous pouvez vous former en permanence sur le pilotage de l’entreprise, sur le développement marketing. Vous pourrez assister à des webinaires sur tous les sujets transversaux qui vous permettent d’élargir votre champ de vision et la compréhension globale de l’entreprise.

L’idée, c’est pour vous d’aller chercher le maximum d’idées. Tout ce que vous allez pouvoir noter pour ne pas l’oublier et le reprendre le moment venu sur les potentielles actions que vous pouvez conduire pour améliorer votre entreprise.

Il faut prendre de la hauteur.

Il faut regarder aussi ce qui s’est passé l’année dernière, le trimestre dernier, en tirer des enseignements.

• Pourquoi les choses se sont-elles passées comme ça?
• Comment ai-je réagi?
• Qu’aurais-je pu faire mieux?
• Que pourrais-je faire à l’avenir pour que ça se reproduise?
• Si c’était une problématique qu’il ne faut pas voir revenir dans l’entreprise, que pourrais-je faire pour qu’elle ne se reproduise jamais?

Tirer les enseignements du passé doit faire partie de cette phase de réflexion approfondie au cours de laquelle vous allez noter tout ce que vous allez pouvoir envisager de faire sur le futur, sur l’entreprise.

Gardez à l’esprit les objectifs que vous pouvez avoir à long terme, c’est important d’avoir passé un moment au préalable à réfléchir à vos objectifs à long terme.

Sur les six étapes du développement de l’entreprise, l’étape 1 est l’étape « maîtrise ». Un des piliers de l’étape maîtrise, c’est de savoir ce qu’on va faire de l’entreprise, donc on a déjà réfléchi à ces objectifs à long terme. C’est bien de les garder à l’esprit pour faire sa planification trimestrielle.

A la fin de cette première étape, vous devez arriver à une liste d’à peu près 50 à 200 actions d’amélioration possibles pour votre entreprise.

Pourquoi autant?

Le concept du système d’activation réticulaire.

Le système d’activation en réticulaire est un concept qui nous permet de comprendre comment le cerveau fonctionne et comment nos préoccupations, les deux, trois, quatre grandes idées qu’on a en tête à un instant donné constituent la boussole et influencent notre cerveau sur sa capacité à déceler les opportunités. Les plus grandes préoccupations qu’on a sont celles qui vont orienter notre façon de voir le monde, en quelque sorte.

Un exemple tout simple:

A un moment où vous avez décidé de changer de voiture, si vous avez opté pour un modèle A ou B six mois avant, vous n’aviez pas forcément remarqué qu’il y en avait autant dans la rue. Mais à partir du moment où vous avez identifié le modèle que vous avez envie d’acheter, vous allez rapidement en voir beaucoup. Les grandes idées que vous avez à l’esprit vont donc orienter votre capacité à déceler les informations. Votre cerveau filtre tout ce qui n’est pas en rapport avec vos préoccupations du moment.

Si vous n’élargissez pas ce champ de vision et le nombre d’idées qui vous sont offertes pour votre planification, vous avez toutes les chances d’avoir un champ de vision trop restreint. Il faut sortir du cadre pour découvrir des opportunités insoupçonnées. Si vous regardez par un trou de serrure le champ des possibles, vous pourriez passer à côté d’un élément qui n’est pas visible dans le trou de la serrure, par exemple.

Cela nous conduit à la première erreur qu’on fait souvent en planification: planifier à partir d’une liste trop courte (5, 6, 7 grandes idées). Quand on a à l’esprit 5, 6, 7 grandes idées pour la planification, connotées avec un caractère d’urgence (les problèmes principaux qu’on a eu la dernière semaine, le litige avec un client problématique, avec un collaborateur), tout cela vient influencer notre capacité à discerner d’autres éléments qui pourraient être beaucoup plus importants pour la structuration de l’entreprise.

Sur cette première étape, ce sont souvent des idées qui vont constituer cette liste de 50 à 200 idées d’actions pour améliorer votre entreprise.

L’établissement des priorités.

Pour établir vos priorités, vous considérez votre entreprise avec un certain nombre de domaines d’activité, que ce soit marketing, financier,… Quand nous travaillons en planification avec nos clients, nous avons à peu près  24 domaines. A partir des domaines que vous avez identifiés vous les évaluez honnêtement dans votre entreprise. Évaluez chaque domaine de 1 à 10, 8-10 étant un fonctionnement parfait et 1 un dysfonctionnement total.

Ainsi, vous analyserez tous vos domaines et obtiendrez une cartographie de votre entreprise. Ceci est la base pour établir vos priorités.

Puis, vous reprenez votre liste de 50 à 200 tâches que vous aviez constituée à l’étape 1. Vous commencez à les regrouper selon les thèmes qui correspondent à ces domaines. Vous classez ces pistes d’actions en 4 catégories avec des tâches qui vous semblent urgentes à faire maintenant, des tâches que vous pouvez faire très prochainement, d’autres que vous pouvez faire ce trimestre, mais peut être un peu plus tard. Et puis, après la quatrième catégorie, les tâches qui vont arriver encore plus tard dans l’année, peut être l’année suivante ou peut être même jamais, puisque vous avez aussi des idées qui correspondent à ce que vous avez vu à un instant T mais peut être que les conditions auront changé d’ici là.

Vous passez ensuite en revue l’ensemble de ces propositions d’actions que vous conservez pour le trimestre, en particulier les A, B et C. Et vous voyez avec l’équipe, par exemple, comment ça peut se mettre en place.

• Est ce que c’est réalisable?
• Est ce que c’est urgent?

Vous commencez comme ça à conduire une vraie réflexion qui concerne l’établissement des priorités pour votre entreprise.

On a ici 4 grandes catégories qui correspondent à peu près aux 4 premières étapes des 6 étapes du développement de l’entreprise, avec maîtrise de l’activité. Dans la maîtrise de l’activité, par exemple, il y a 6 sous catégories. Au niveau des buts et des objectifs:

• Est ce que c’est bien clair?
• Est ce que vous êtes calé au niveau de la planification et l’organisation?
• Comment se passe la mise en œuvre de la planification (calcul des marges etc.)?.

Sur chacune de ces quatre grandes catégories, il y a 6 domaines. Nous avons donc 24 domaines au départ. C’est un des outils qu’on utilise pour pouvoir déterminer quels domaines (ceux qui sont moins bien notés, par exemple) nécessitent une priorité d’action pour conduire les stratégies d’amélioration sur le trimestre.

Une fois que vous avez établi vos priorités, il faut partager et discuter avec d’autres de ce que vous pensez mettre en place. Une des erreurs qu’on observe souvent lorsque les chefs d’entreprise planifient, c’est de planifier seuls, sans échange ni confrontation positive ou constructive avec d’autres. En isolement on passera à côté de certaines opportunités. On ne verra pas certaines difficultés et nous aboutirons à une planification peu réaliste.

Réalisation du plan.

On se fixe des objectifs pour le trimestre. Ils doivent être en phase avec les objectifs à long terme. Sur les tâches qu’on avait retenues qui sont en lien avec les domaines prioritaires à travailler dans l’entreprise, on va retenir 12 actions à conduire sur le trimestre. Sur une liste de 50 à 200 on en retient 12. C’est un point important parce que sur un trimestre, il y a à peu près 13 semaines, donc, on retient à peu près une action par semaine. On les place ensuite sur son agenda, ce qui permet de construire son plan et de formaliser. Que se passe-t-il la treizième semaine? On arrive à la fin du trimestre, donc on planifie le trimestre suivant.

Si vous avez une équipe importante (comité de pilotage ou autre), des gens à qui vous pouvez déléguer les tâches, vous pouvez monter à un peu plus de 12. Mais idéalement, il faudrait que chacun ait son plan. Et auquel cas, à plusieurs, vous allez envisager plusieurs choses, mais pour votre plan à vous, il est vraiment préférable de rester sur 12 actions.

On travaille aussi avec des choses assez visuelles, assez graphiques, assez simples, par exemple celle là. Il y a un tableau, sur la partie haute, on a le calendrier ici sur juillet, août, septembre avec les 4 premières étapes ou quatre domaines de l’entreprise et en bas, un certain nombre d’idées de stratégies qu’on a notées sur des post-it (là il y en a 52). Après, vous pouvez placer des post-it sur la semaine qui vous convient. Comme ça, réagencer les post-it, les mettre à un endroit, les mettre à un autre et voir s’il y a une cohérence par rapport aux 12 stratégies que vous avez conservées. L’idée est vraiment sur les 50 à 200 stratégies que vous aviez au départ d’en garder 12 et de les placer correctement sur votre agenda.

12 c’est un point important et ça nous conduit à la troisième erreur qui est souvent effectuée. Cette troisième erreur consiste à mettre beaucoup trop de choses sur son plan à trois mois. C’est ce qui peut se passer des fois au niveau de la planification trimestrielle. Quand on part d’une liste de 50 à 200 choses à faire, on peut avoir tendance à en mettre beaucoup trop. La troisième étape, c’est de vouloir trop en faire en surestimant ses capacités.

Il faut vraiment se limiter là dessus et choisir des stratégies qu’on sera en mesure de mettre en place, soit choisir des actions qu’on va réaliser sur le trimestre. Sinon, on risque le découragement et on arriverait à la fin du trimestre sans avoir fait son plan. Ce qui ne permet pas d’envisager la construction d’un autre plan puisqu’on se dit « ça sert à rien parce que de toute façon, je ne le met pas en application ». Donc vraiment, restons sur du raisonnable.

Je vous garantis que 12 actions par trimestre, sur 4 trimestres, ça fait 48 actions dans l’année, ça a déjà un impact considérable sur la façon dont l’entreprise va fonctionner à la fin de l’année.

Les actions.

C’est un point important pour pouvoir passer à l’action. En particulier lorsqu’on met sur les stratégies de développement une stratégie de communication sur les réseaux sociaux. Ca, c’est une action. Certes vous allez peut être la mettre en place sur une semaine.Cependant c’est encore trop abstrait pour pouvoir vous aider à passer à l’action la semaine où vous avez programmé cette action là.

Vous allez donc prendre chacune des 12 actions que vous avez planifiées et les détaillerez en une dizaine d’étapes par actions.

Pour reprendre l’exemple des réseaux sociaux, identifiez les réseaux sociaux qui vont avec votre marché cible. Identifiez qui peut s’en occuper. Identifiez comment ça fonctionne et éventuellement se former. Tout ce que vous allez devoir faire pour mettre en place cette action dans votre entreprise, vous devrez pouvoir le détailler.

Là encore, si vous faites la planification à plusieurs, vous pouvez vous appuyer sur les expériences des autres. Cela vous donnera des idées et ça facilitera le passage à l’action.

A partir du moment où vous aurez une dizaine d’étapes par action, vous aurez constitué votre base des tâches du jour. Pour chacune des 12 actions que vous avez planifiées sur la semaine, vous saurez qu’il y a une ou deux étapes que vous pourrez faire chaque jour. Ca vous permet comme ça de faciliter le déroulement de votre agenda le moment venu au quotidien, semaine après semaine.

En conclusion

Pour planifier le trimestre, la première étape brainstorming. On sort la liste de 50 à 200 actions possibles à conduire. À partir de là, on commence à catégoriser et à évaluer les domaines de son entreprise, en particulier les 24 domaines. On priorise ce qui peut être fait sur le trimestre ou ce qui doit être fait sur le trimestre ou au contraire, ce qui peut être fait plus tard. On définit les objectifs, on place sur l’agenda et ensuite, on détaille les actions pour avoir son mode opératoire ou son plan d’action, et être sûr de concrétiser son plan.

Pour aller plus loin…

Si vous souhaitez aller plus loin, c’est toujours possible. Vous pouvez échanger autour de vous avec des gens qui font déjà de la planification, demandez comment ils font. Vous pouvez suivre aussi d’autres ateliers, des séminaires. Nous, nous conduisons des journées de planification, en particulier le Croissance Club, une journée tous les trois mois ça correspond au rythme de planification trimestriel.

Vous pouvez également participer à l’essor du dirigeant les 14 & 15 octobre 2021 pour travailler votre planification trimestrielle:

Un certain nombre d’intervenants seront à mes côtés pour conduire des ateliers en sous commissions, ce qui permet aux participants d’approfondir des sujets en lien avec leurs objectifs du trimestre.

Il y aura des temps d’échanges et des temps de travail individuel. Ce sera aussi l’occasion de travailler pour certains avec leur comité de pilotage ou avec des associés qui viennent à plusieurs sur une même entreprise. Comme ça, ils construisent leur plan trimestriel collectif, en quelque sorte.

Un des bénéfices de la planification trimestrielle, c’est vraiment d’augmenter le niveau de sérénité. Une autre façon de voir son entreprise est aussi l’occasion de lui faire passer un cap majeur.

Si vous souhaitez plus d’informations:

Et n’oubliez pas de planifier des vacances dans votre calendrier trimestriel! Les vacances augmentent-elles notre productivité?

D’autres wébinaires retranscrits : Construire son budget prévisionnel , 6 clés d’une équipe qui gagne etc…