Dans toute entreprise performante, chaque collaborateur doit savoir quoi faire, pourquoi il le fait et comment le faire efficacement. Pourtant, trop souvent, les fiches de poste restent vagues, génériques et ne donnent pas de vrai cadre d’action. Résultat : perte de temps, désengagement et productivité en berne viennent miner la motivation collective et la vie du dirigeant.

Si vous voulez gagner en clarté, fluidifier votre organisation et libérer votre agenda, il est temps de repenser la définition des rôles dans votre équipe. Voici comment poser des bases solides en 4 étapes.

Définir le rôle d’un collaborateur en boostant sa productivité grâce à la fiche de poste

1. La finalité du rôle : donner du sens à l’action et le préciser dans la fiche de poste

Un poste ne se résume pas à une liste de tâches. Il doit avoir une finalité claire, un « pourquoi » qui donne du sens au travail du collaborateur.

Exemple 1 – Responsable administratif et financier
❌ À éviter : « Gérer l’administratif »
✅ À favoriser : « Assurer un haut niveau d’accessibilité et de transmission de l’information financière et administrative pour toutes les parties concernées. »

Exemple 2 – Commercial en magasin
❌ À éviter : « Accueil commercial »
✅ À favoriser : « Augmenter les ventes et la satisfaction client en optimisant l’accueil et la coordination des demandes avec les services techniques. »

Pour certains postes, cela vous semblera facile ; moins pour d’autres. Pourtant, chacun dans votre équipe participe à la réalisation de la stratégie générale de l’entreprise. L’ensemble des fiches de postes doivent avoir des finalités alignées.

💡 Astuce : donnez à chaque rôle un objectif stratégique plutôt qu’une simple description fonctionnelle.

2. Missions et tâches : structurer l’action avec précision

Une fiche de poste liste le plus souvent 2 types d’actions :
✔ Les missions : Elles donnent une direction claire.
✔ Les tâches : Elles détaillent comment exécuter ces missions.

Les tâches sont les activités les plus courantes, elles viennent facilement à l’esprit et peuvent illustrer l’étendue du rôle. Les missions sont parfois plus difficiles à caractériser et pourtant elles permettent d’ouvrir le champ des activités. Je m’explique : vous ne pouvez pas lister toutes les tâches, car d’une part, il y en aurait trop, et d’autre part, elles ne sont peut-être pas toutes identifiées. Laissons de la place aux initiatives qui créerait de nouvelles tâches, plus efficientes.

Alors, comment bien structurer une fiche de poste avec les missions ?

• Soyez précis : Classez les tâches par thèmes cohérents.
• Donnez une direction : Les missions doivent indiquer un but clair. En donnant du sens au poste, vous favoriserez aussi la motivation.
• Ouvrez le champ d’action : Un ensemble de tâches concrètes vient appuyer chaque mission en l’illustrant, sans être exhaustives.

Exemple – Responsable de dépôt

✅ Mission 1 : Maintenir un haut niveau de propreté du dépôt.
✔ Tâche 1 : Ranger chaque élément à sa place
✔ Tâche 2 : Classer pour faciliter le rangement
✔ Tâche 3 : Nettoyer régulièrement les espaces de stockage.

✅ Mission 2 : Améliorer les temps d’entrée-sortie des marchandises.
✔ Mettre les marchandises à disposition
✔ Gérer les flux d’entrées et sorties pour fluidifier la logistique
✔ Tenir les plans à jour.

✅ Mission 3 : Réduire l’impact énergétique et optimiser les coûts de fonctionnement.
✔ …
✔ …
✔ …

Pour éviter de voir un collaborateur refuser d’effectuer une tâche sous prétexte « qu’elle ne figure pas dans sa fiche de poste », vous veillerez à préciser que la liste n’est pas exhaustive. La mention des missions est là pour vous aider aussi. Si une mission précise « maintenir un haut niveau de propreté », peu importe que l’opérateur utilise un balai, un nettoyeur haute-pression ou quoi que ce soit d’autre. L’important est le résultat final attendu : la propreté.

💡 Astuce : Ajoutez une catégorie « Divers » pour anticiper les missions annexes sans surcharger la fiche de poste et ajoutez la mission « Améliorer les processus dans son service » lorsque c’est pertinent.

Petit aparte : les missions peuvent être utilisées pour le chef d’entreprise lui-même, cela lui permettra de rester concentré sur son rôle, de ne pas se faire happer par l’opérationnel et de limiter le risque de micro-management. Consulter l’article sur les missions du dirigeant.

3. La fiche de poste précise comment mesurer la performance avec les bons indicateurs

Il est impossible d’évaluer un collaborateur sans indicateur de performance clair. C’est grâce à eux qu’on peut mesurer une qualité ou une quantité, et sans mesure, il n’y a pas d’amélioration possible. Vos fiches de postes doivent faire mention des indicateurs principaux.

Deux types d’indicateurs sont à suivre :

📊 ICR (Indicateurs Clés de Résultats) : Mesurent un résultat (ex. chiffre d’affaires, réduction des coûts).
📈 ICA (Indicateurs Clés d’Activité) : Mesurent une fréquence ou une intensité d’activité (ex. nombre d’appels traités, délais de livraison).

Exemple – Chauffeur responsable de parc.
✔ ICR : Coût d’entretien des véhicules, nombre de pannes sur route.
✔ ICA : Nombre d’infractions routières, fréquence des contrôles mensuels.

💡 Astuce : Fixez entre 3 et 6 ICR et ICA par poste pour garder un suivi pertinent. Demandez-vous : « quelles sont les 6 tâches que le collaborateur ou la collaboratrice réalise chaque semaine ? » Il y a de fortes chances que ces tâches puissent être à l’origine des ICP prioritaires pour le poste.

4. Définir le champ décisionnel et l’autonomie

Un collaborateur doit savoir jusqu’où il peut prendre des décisions seul et à quel moment il doit valider avec un supérieur. Vous pouvez le préciser dans la fiche de poste.

Exemple – Autonomie financière et organisationnelle

✅ Autonome sur :

• Achat de matériel jusqu’à 2 000€/trimestre.
• Organisation de son planning hebdomadaire.

❌ Doit valider avec un supérieur pour :

• Toute dépense supérieure à 10 000€ pour des fournitures.
• Réparation de véhicules nécessitant un budget important.

💡 Astuce : Une autonomie bien cadrée réduit les allers-retours inutiles et fluidifie la prise de décision.

“La question des bonnes personnes comporte en réalité trois volets. Le premier concerne les bonnes personnes à bord du bus. Le deuxième concerne les mauvaises personnes à la sortie du bus. Et le troisième concerne les bonnes personnes aux bons sièges.” (Jim Collins)

Une fiche de poste bien construite permet de se concentrer sur la recherche de la bonne personne, selon l’approche de Jim Collins dans « De la performance à l’excellence ». La Harvard Business Review a publié également un étude de cas intéressante sur ce thème.

5. Champs supplémentaires de la fiche de poste.

Il existe d’autres informations que l’on peut préciser dans la fiche de poste : lieu de travail et déplacements à envisager, savoir-être ou savoir-faire attendus, spécificités relatives au Document Unique, liens hiérarchiques et fonctionnels, etc.

Nous nous sommes limités, dans cet article, aux éléments qui permettent de définir et de préciser le rôle d’un collaborateur. Ce sont ces éléments que vous prendrez en compte en management et sur lesquels vous vous appuierez pour assurer un haut niveau de productivité et d’autonomie. Pour toute autre information relative à la fiche de poste dans son intégralité, contactez-nous !

Une fois complète, la fiche de poste sera non seulement un outil précieux de management, mais aussi un élément essentiel du recrutement. Utilisez-la pour préciser vos recrutement et attirer les meilleurs.

Conclusion : une organisation optimisée, une équipe plus efficace

Une fiche de poste bien construite, c’est :
✔ Un collaborateur engagé, qui comprend son rôle et ses objectifs.
✔ Une entreprise plus efficace, avec une gestion optimisée.
✔ Un manager libéré, qui peut se concentrer sur le pilotage stratégique au lieu de gérer des problèmes opérationnels.

💡 Et si vous alliez encore plus loin ? Améliorer la définition des rôles dans votre entreprise est un levier puissant pour votre productivité. Pensez à vous faire accompagner par un coach d’affaires pour affiner votre organisation ! 🚀

💬 Et vous ? Avez-vous déjà optimisé la définition des postes dans votre entreprise ? Partagez vos expériences en commentaire ! 👇