Analyse de sa gestion du temps et des activités : les clés d’une direction avisée

En tant que chef d’entreprise, la gestion du temps n’est pas seulement une question d’organisation personnelle ; c’est la pierre angulaire de la performance et de la stratégie de votre entreprise. Dans cet article, nous détaillons l’importance de l’analyse de votre gestion du temps, comment elle peut révolutionner votre quotidien professionnel ainsi que celui de votre entreprise et surtout, comment faire.

1. À quoi sert une analyse de sa gestion du temps ?

a. Optimiser sa gestion du temps

Commençons par le commencement : l’optimisation du temps. Chaque minute compte, et comprendre où votre temps est investi peut dévoiler des inefficacités surprenantes. Alors, je le conçois, cela peut sembler désagréable (d’ailleurs, je me dis parfois que c’est la raison pour laquelle certains rechignent à analyser leur gestion du temps… par peur de dévoiler certaines inefficacités !). C’est là que l’analyse de la gestion du temps prend pourtant tout son sens ; elle vous permet de revoir et de réajuster vos pratiques pour maximiser votre productivité. Car, et que cela vous rassure, personne n’est efficace à 100% et tout le monde peut s’améliorer.

b. Se libérer du temps en déléguant

Déléguer est un art en soi. Mais comment savoir quels sont les tâches ou les rôles à déléguer ? Une analyse minutieuse de l’utilisation de votre temps vous montre clairement les activités qui consomment votre énergie sans pour autant apporter de la valeur ajoutée à votre rôle stratégique. En identifiant les tâches sur lesquelles vous passez trop de temps et en mesurant le temps que vous y consacrez, vous pourrez connaitre aussi la charge de travail que vous déléguerez. Vous verrez si vous pouvez déléguer à une ou plusieurs personnes, ou si vous devez recruter.

c. Définir le poste d’un nouveau recrutement

En décomposant votre semaine de travail, vous pourrez identifier les domaines nécessitant un renfort. Peut-être est-ce le service clientèle ou la gestion des réseaux sociaux qui vous prend trop de temps ? Ces insights sont précieux et servent de fondement à la création de nouveaux postes au sein de votre structure.

Un de nos clients dirigeait plusieurs commerces. Il devait déléguer certaines tâches pour se libérer du temps. Or, son adjointe de direction ainsi que sa responsable des opérations travaillaient trop également. En conduisant une analyse de leur gestion du temps et de leurs activités, nous avons pu identifier celles qui étaient cohérentes entre elles. Entre la mise aux normes des magasins, le suivi des fournisseurs et l’organisation d’évènements marketing, chacun avait une dizaine d’heures à déléguer. Il fut facile de trouver une ou deux missions complémentaires pour arriver à un poste de « Coordinatrice marketing et logistique » à 35 heures hebdomadaires, libérant ainsi 10 heures à chaque dirigeant du CODIR !

2. Comment analyser sa gestion des tâches et des activités ?

a. Lister les tâches réalisées

Alors maintenant que vous êtes convaincu de l’intérêt d’une analyse de sa gestion du temps, comment allez-vous procéder ? La première étape consiste à lister toutes les tâches que vous effectuez. Soyez exhaustif, mais réaliste : limitez-vous à celles qui reviennent régulièrement. Vous allez obtenir une liste de 20 à 50 tâches ou activités. Vous pouvez avoir ce type de tâches par exemple :

• Visites chantier
• Réalisation de devis
• Point administratif et financier
• Veille technique
• Planification et structuration du développement
• Visite client
• Réunion d’équipe
• Etc.

b. Mesurer le temps passé par tâche pendant 1 semaine

Utilisez une méthode de suivi du temps pour enregistrer combien de temps chaque tâche vous prend. Cela peut aller du simple chronomètre à des solutions logicielles plus avancées. Quantifiez le temps par jour, puis par semaine. A la fin, lorsque vous additionnez le temps passé sur toutes vos tâches en 1 semaine, vous devez arriver à votre temps de travail hebdomadaire total. Si le total vous semble faible, c’est peut-être que vous avez oublié certaines activités.

c. Valider ou ajuster la liste des tâches et activités – regrouper en catégories

Après une semaine, examinez et ajustez votre liste. Certaines tâches peuvent être regroupées en catégories pour simplifier l’analyse. « Suivi commercial » peut regrouper « envoi de devis » et « relances clients » par exemple.

Regardons aussi du côté des tâches du type « emails » ou « téléphone ». Il se peut au contraire que vous ayez intérêt à séparer les activités que ces tâches comportent. Par exemple, vous pouvez écrire des mails pour une relance client (suivi commercial) ou pour répondre à une question technique (suivi opérationnel) ou une confirmation d’action de communication (communication marketing). La tâche « emails » n’apporte pas d’information pertinente ou suffisante pour améliorer votre gestion du temps. Ajustez votre liste de tâches pour que vous sachiez sur quels domaines vous travaillez.

d. Mesurer le temps passé une deuxième semaine

Une fois votre liste de tâches validée, répétez la mesure du temps pour la deuxième semaine. Cela confirme les tendances et donne des données plus fiables.

e. Calculer le temps passé par tâche et par catégorie

Avec deux semaines de données, calculez le temps total passé par tâche et par catégorie. Cela mettra en lumière les domaines clés qui requièrent votre attention ou des changements.

Un autre client travaillait dans le domaine du service aux entreprises. Il travaillait 55 heures par semaine, et manquait de temps pour développer des projets complémentaires qui lui tenaient à cœur. En conduisant une telle analyse, il a identifié que sur les 22 heures qu’il passait en réponse à des sollicitations clients, près de la moitié pouvait être économisées en déléguant des actions de communication « préventive » aux membres de son équipe.

3. Quels sont les outils disponibles pour analyser sa gestion du temps ?

a. Pendule de jeu d’échecs

Cela peut paraître surprenant, mais un pendule d’échecs peut être un outil simple et efficace pour suivre le temps passé sur deux tâches concurrentes. Si, dans un premier temps, vous souhaitez savoir combien de temps vous passez sur 1 ou 2 tâches spécifiques, utilisez cet outil. La version originale est matérielle. Des versions numériques existent via des applications sur smartphone.

b. Feuille, support électronique, applications dédiées

Des méthodes plus exhaustives incluent l’utilisation de feuilles de calcul type Excel ou d’applications dédiées qui automatisent le suivi et l’analyse du temps. Vous pouvez rester manuel si vous préférez la bonne feuille de papier. Charge à vous de reporter vos notes et faires les additions pour calculer vos temps totaux.

c. Export depuis un agenda électronique type Outlook

Pour ceux qui utilisent déjà un agenda électronique, l’exportation des données peut fournir un aperçu initial du temps passé sur les rendez-vous et les réunions planifiées. Si vous intégrez dans votre agenda chaque type d’activité et que vous ajustez pour que cela corresponde au temps réellement passé, votre export vous permettra de suivi directement vos temps sur feuille de calcul.

d. Analyse : partie réellement intéressante de la démarche !

Finalement, l’analyse. Un tableur permet de trier, d’analyser et de visualiser où le temps a été dépensé et d’identifier des anomalies et surtout des potentiels d’optimisation. Les étapes suivantes porteront sur la mise en place ou l’ajustement d’un « agenda par défaut », d’un plan de délégation, ou d’une refonte de certains modes opératoires. A vous de jouer pour gagner plus de vingt heures par semaine !

Conclusion.

En intégrant une analyse régulière de la gestion du temps dans votre routine de leadership, vous posez les bases d’une amélioration continue, d’une meilleure répartition des tâches, et in fine, d’une entreprise plus efficiente et proactive. C’est un investissement initial en temps qui promet des retours exponentiels, en productivité, en satisfaction au travail, et en résultats financiers.