Les systèmes améliorent tout

Faites ceci pour être plus efficace, rendre votre équipe plus heureuse et améliorer vos résultats. 

par ActionCoach Shaun Shoenmaker 

Je faisais du bénévolat au centre communautaire et école St. Philips lorsque j’ai remarqué qu’ils faisaient quelque chose dont les petites entreprises pourraient bénéficier à bien des égards. Nous étions plusieurs à donner de notre temps pour emballer environ 50 000 repas pour les enfants affamés de Dallas. Pour ce faire, nous avons formé une chaîne de montage qui a séparé et attribué différentes tâches à différentes personnes.  Certains mettaient les ingrédients dans les emballages, d’autres pesaient les emballages, d’autres encore les scellaient et d’autres enfin les emballaient.

Ajustements

Il a fallu faire quelques ajustements au cours du processus pour que les paquets de nourriture soient corrects et prêts à être livrés.  Par exemple, lorsque les personnes chargées de peser les colis avaient un colis trop lourd, elles devaient corriger la quantité de nourriture et en verser une partie.  Et lorsque le paquet était trop léger, ils devaient ajouter de la nourriture supplémentaire.  Cela prenait plus de temps à l’équipe de pesage, qui commençait à être frustrée et à s’agacer de voir les résultats inconstants de l’équipe des ingrédients, qui l’obligeait à corriger les colis à chaque fois.    

Processus

Lorsque le processus a commencé à se dérouler sur plusieurs paquets, j’ai remarqué une évolution intéressante.  L’équipe de pesage a commencé à remarquer que l’équipe des ingrédients avait tendance à fabriquer des paquets trop lourds ou trop légers.  Comme l’équipe chargée des ingrédients se trouvait juste un pas devant elle dans le processus – en d’autres termes, elle était physiquement juste à côté d’elle dans la chaîne de montage – elle a commencé à lui fournir un retour d’information sur la nécessité d’alourdir ou d’alléger les paquets.  Devinez ce qui s’est passé après que l’équipe chargée des ingrédients eut reçu des informations en retour.  Nous avons commencé à obtenir de bien meilleurs résultats ! En fait, nous avons eu une dizaine de paquets d’affilée qui non seulement étaient dans la fourchette de poids allouée, mais qui avaient exactement le même poids !

Les avantages

Quels ont été les avantages de ce retour d’information ?  Il nous a permis de réduire le temps de cycle, car l’équipe de pesage n’a pas eu à corriger autant de colis trop chargés ou pas assez.  Le retour d’information a également stimulé le moral des employés, car ceux qui se trouvaient à l’avant de la chaîne de montage n’étaient plus inquiets de leurs performances, puisqu’ils savaient si elles étaient meilleures ou moins bonnes.  Et les personnes situées à la fin de la chaîne de montage obtenaient les résultats constants qu’elles souhaitaient et étaient donc moins frustrées. Qui aurait cru qu’un simple retour d’information pouvait apporter autant de bénéfices ?  Et il est si facile à fournir !   

Cela pourrait-il se produire dans votre entreprise ?  Quels sont vos différents processus et quels sont les différents points de retour que vous ne donnez peut-être pas aux membres de votre équipe ? Qui sont les personnes qui, au début de votre « chaîne de montage », pourraient bénéficier d’un retour d’information qui vous permettrait d’être plus heureux et d’obtenir de meilleurs résultats ?  Si vous n’arrivez pas à trouver une solution, contactez-nous et nous vous aiderons certainement.  

Coach Shoenmaker est un contributeur fréquent du blog ActionCOACH.com. Pour en savoir plus sur son offre de coaching, consultez son site Web https://seanschoenmakers.actioncoach.com/.