Responsabilité et appropriation en entreprise

 

Ce qui se passe quand vos collaborateurs se responsabilisent et comment y arriver.

« C’est à moi ». Vous avez entendu cette affirmation. Vous avez entendu parler des gens qui s’approprient les choses, mais qu’est-ce que cela signifie vraiment ? Que signifie fonctionner avec une mentalité de propriétaire dans le monde des affaires d’aujourd’hui ?

Responsabilité : remarquez-vous des différences au niveau de vos équipes ?

D’un côté vous avez Paul, responsable maintenance, qui tient son atelier sous clé parce qu’il veut protéger « son » matériel. Rien ne le met plus hors de lui que d’avoir à chercher ses outils, et de devoir en racheter parce qu’ils ont été perdus, voire volés ! Ce faisant, au lieu de perdre du temps à chercher ou remplacer les outils, l’équipe perd du temps à attendre Paul, le seul qui soit habilité à distribuer les outils.

Est-ce de cette appropriation que l’on parle ? Pas sûr…

De l’autre côté, vous avez Stéphane, opérateur à l’expédition des commandes, qui refuse d’aller déplacer les palettes de cartons, car « ce n’est pas à lui » de le faire…

Est-ce de cette appropriation que l’on parle ? Peut-être un peu plus… dans l’illustration de ce qui est l’opposé de l’appropriation !

Imaginez que Paul se sente responsable de la performance de l’équipe et, à ce titre, s’approprie le rôle qu’il a à jouer et la responsabilité que cela représente. Il envisagerait la gestion de l’atelier de manière complètement différente. Il amènerait ses collègues à s’approprier leur propre responsabilité dans la performance collective, ce qui les conduirait à mieux respecter le matériel. Cela aurait des retombées positives à la fois sur l’ambiance, l’état d’esprit et la performance de l’équipe.

L’appropriation et la responsabilité collective à tous les niveaux.

Si Stéphane se sentait responsable de la qualité et de la rapidité d’expédition des commandes, il pourrait envisager le fonctionnement de l’équipe d’expédition dans sa globalité, et envisager les tâches à effectuer de manière collective et cohérente. Aussi bien pour Paul que pour Stéphane, il s’agit de se responsabiliser dans la réussite d’une performance collective, et de s’approprier cette responsabilité collective.

Comment évoluerait votre propre entreprise si l’ensemble des collaborateurs s’appropriait la responsabilité de de la réussite collective ?

Si la propriété est synonyme de contrôle, elle ne se traduit pas toujours par des actions. Les gens peuvent « posséder » une idée ou même une entreprise, mais s’ils n’ont pas le sens de l’appropriation collective, ils n’obtiennent pas toujours les résultats escomptés. L’appropriation peut commencer à n’importe quel niveau de l’organisation et est alimentée par la passion et l’engagement.

Les propriétaires d’une organisation ou d’une entreprise comprennent bien que la responsabilité influence l’établissement de la confiance. Ils comprennent que s’engager, c’est aller jusqu’au bout et s’assurer que la qualité est au centre des préoccupations. L’appropriation, c’est se soucier du résultat, quelle que soit sa position dans l’organigramme.

« La prise en charge signifie que j’ai une obligation de résultat envers l’organisation et que je suis tenu d’agir sur les éléments qui ont un impact sur ces résultats. Il se peut que je doive réunir une équipe pour m’aider à obtenir des résultats, mais en fin de compte, je dois être responsable et assumer les résultats de mes actions » (Wilms, 2017).

Comment instaurer une culture de l’appropriation ?

L’instauration d’une culture de l’appropriation prend du temps, demande de la constance et doit être menée par les échelons supérieurs de l’entreprise. Il existe plusieurs mesures que vous pouvez prendre pour instaurer une culture de l’appropriation dans l’ensemble d’une entreprise. En 2017, Forbes.com a décrit cinq étapes pour encourager un état d’esprit d’appropriation à tous les niveaux de votre organisation qui sonnent juste aujourd’hui.

•     Soutenir la liberté et la responsabilité

    Donnez aux employés les moyens de conduire le changement, d’innover et d’améliorer les processus et les pratiques afin qu’ils puissent créer une proximité avec les clients et favoriser la fidélité.

•     Changez l’état d’esprit

    Mettez l’accent sur la contribution plutôt que sur le contrôle et encouragez les employés à apporter de la valeur ajoutée, des connaissances et des innovations à l’entreprise.

•     Adoptez les valeurs partagées

    Faites savoir que le succès de l’entreprise repose sur les valeurs qui guident les comportements et les actions souhaités par les employés.

•     Mettez l’accent sur le renforcement positif

    Encouragez les employés à prendre des décisions autonomes pour résoudre un problème ou pour mieux servir le client. Utilisez le renforcement positif en félicitant la personne ou en lui faisant remarquer que son initiative était bonne.

•     Soutenir l’esprit d’entreprise

    Promouvoir la transparence et s’efforcer de générer des ventes, de réduire les dépenses et de rechercher d’autres sources de revenus.

Donner le ton de l’appropriation est la première étape pour faire évoluer une culture dans la bonne direction. Les employés comprendront encore mieux leur rôle si vous et votre équipe de direction mettez activement en pratique ce que vous prêchez. Il est impossible pour les dirigeants de tout savoir, vous devez donc conjuguer appropriation et renoncement au contrôle. Cela demande un certain lâcher-prise que de laisser les rennes à l’équipe et renforcer leur sens des responsabilités.

Partagez votre vision et assurez-vous que tous les employés, à tous les niveaux de l’organisation, comprennent le « POURQUOI » des décisions et des orientations. Faites participer vos équipes à la définition des objectifs et à la planification afin qu’elles aient le sentiment de faire partie du processus et de ne pas être de simples rouages.

Souvent, le fait d’autoriser les approches créatives dans la recherche de solutions peut conduire les équipes dans des directions différentes de ce qu’aurait été la vôtre. Limitez vos interventions. Permettez-leur de trouver leur propre chemin, de définir des processus et de tracer une voie chaque fois que cela est possible. Être un maître de la tâche est beaucoup moins inclusif que de favoriser la résolution créative des problèmes au sein des groupes. Soyez moins un maître de la tâche, et plus un cultivateur d’appropriation.

Déléguez et répartissez la responsabilité de la résolution des problèmes et de la recherche de solutions afin que chacun dans l’organisation ressente le pouvoir de l’esprit d’appropriation. Tenez absolument l’équipe responsable et reconnaissez les comportements positifs pour renforcer les actions. Offrez un feedback régulier et vérifiez les progrès accomplis afin de démontrer votre engagement envers le processus.

« La plus grande possibilité d’amélioration réside généralement dans les compétences de votre équipe. Les compétences sous-utilisées sont des zones de gaspillage cachées mais énormes. Commencez par reconnaître que tous les employés sont différents et ont des niveaux de potentiel différents » (Inc.com).

Développez le potentiel et la performance de votre équipe

En inculquant l’appropriation et en encourageant les membres de l’équipe à s’impliquer pour améliorer les systèmes et les processus, vous leur donnerez le sentiment de faire partie du changement au lieu d’en être les spectateurs. En suscitant l’implication et en inculquant un état d’esprit d’appropriation dans vos organisations, vous vous assurez d’exploiter des compétences et des ressources que vous n’auriez peut-être pas découvertes.

« La bureaucratie est une construction conçue pour maximiser la distance entre le décideur et les risques de la décision. » Nassam Talib

La simplification des processus dans votre entreprise peut être le point de départ d’un état d’esprit d’appropriation qui se répand dans les équipes. Réduisez la distance décisionnelle en donnant plus d’autonomie aux opérateurs de terrain. Limitez la paperasserie.

Modéliser les comportements que vous souhaitez encourager au sein de vos équipes est un excellent moyen de commencer, alors commencez par travailler sur les points suivants.

• Prenez le temps de faire une réflexion critique,
• Communiquez de manière cohérente, mais avec concision,
• Gérez vers le haut, vers le bas et à travers votre organisation en utilisant différentes compétences et méthodes,
• Faites preuve de compétences en matière de gestion du temps,
• Prenez le temps d’apprendre et de vous perfectionner par vous-même,
• Anticiper les questions et les obstacles et envisager des solutions,
• Tirez les leçons des échecs et des erreurs et ne laissez pas les uns et les autres étouffer vos progrès.

Selon l’Institute of Leadership and Management, « l’appropriation comprend le fait d’être décisif, de résoudre les problèmes, de déléguer, de s’abstenir de blâmer, de prendre ses responsabilités et de réfléchir régulièrement et objectivement aux événements et à ses propres actions ».

Commencez par trouver une étincelle dans votre organisation pour ouvrir la voie à l’établissement d’une culture d’appropriation dans votre entreprise. Identifiez les membres de l’équipe qui cherchent à relever un défi et acceptent des responsabilités supplémentaires sans qu’on le leur demande. Trouvez ceux qui réagissent aux problèmes de manière rapide et décisive. Reconnaissez ceux qui fournissent plus que ce qui est attendu et récoltez leur passion.

Encouragez l’appropriation en la partageant. Il ne s’agit pas de ce que vous « possédez » ou de ce que vous avez, mais plutôt de ce que vous êtes prêt à donner pour gagner.

Chez ActionCOACH, nous parlons souvent de l’importance de systématiser les affaires pour favoriser l’efficacité et la créativité. Favoriser une culture de l’appropriation peut tout aussi bien être systématisé.

« C’est l’un des domaines les plus mal compris de l’entreprise aujourd’hui. Je trouve cela plutôt étrange. Car c’est un domaine des affaires qui est facile à mettre en œuvre. Il rendra votre vie et celle des membres de votre équipe, tellement plus facile », dit Brad Sugars, fondateur d’ActionCOACH.

Brad Sugars et les coachs ActionCOACH, ont aidé des milliers de propriétaires d’entreprises à libérer la puissance des systèmes et des processus dans leur organisation ainsi qu’à favoriser simultanément la résolution créative des problèmes.

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